BLOG: 3 ETAPAS IMPORTANTES DA LOGĂSTICA DE EVENTOS
Todo evento necessita de um planejamento que envolva toda a estrutura para
a sua realização.
A logĂstica voltada para eventos envolve todo o processo de planejamento,
execução e finalização do evento, se tornando essencial para o desenvolvimento,
funcionamento e eficiĂȘncia do mesmo.
Ă de suma importĂąncia que a logĂstica do evento seja bem planejada, possua
um cronograma de apoio e, também, é necessårio elaborar uma previsão de
possĂveis problemas e soluçÔes ou alternativas para minimizar imprevistos, que
auxiliam no sucesso do evento.
OBJETIVOS DO EVENTO
Durante o planejamento Ă© importante definir os objetivos do evento, a
quantidade de pĂșblico, o formato e o local em que ele vai acontecer. A logĂstica
precisa escolher e conhecer o espaço com antecedĂȘncia para melhor planejar a
montagem e disposição dos ambientes do evento, a escolha deve levar em
consideração a localização, o fåcil acesso, o fluxo de pessoas, a estrutura e a
segurança.
A EQUIPE DE LOGĂSTICA
A equipe de logĂstica precisa calcular aproximadamente a quantidade de
produtos e suprimentos que serão necessårios para o dia do evento, gerando um estoque equilibrado.
Para que o evento seja lembrado de forma agradåvel pelos participantes é importante não faltar insumos na realização e que os equipamentos funcionem
perfeitamente, para o setor financeiro da empresa Ă© importante nĂŁo sobrar
suprimentos em excesso e nĂŁo ter problemas com equipamentos.
Para garantir que os suprimentos e os equipamentos vão estar corretos no dia do evento é preciso escolher os fornecedores certos, que possuam produtos ou serviços de qualidade e que sejam pontuais nos prazos. No caso de equipamentos é importante que sejam testados antes do dia do evento.
A principal ação da logĂstica de eventos Ă©Â o abastecimento dos insumos e dos equipamentos sem atrasos na chegada ou falha nas quantidades solicitadas alĂ©m da retirada dos equipamentos junto aos materiais que nĂŁo foram utilizados ou possam ser aproveitados em uma outra oportunidade dentro dos prazos prĂ© estabelecidos.
A equipe precisa garantir que todas as tarefas sejam desenvolvidas e que tudo esteja pronto para receber os participantes. ApĂłs o evento a empresa de logĂstica precisa desmontar e entregar todos os equipamentos e o local como combinado previamente em contrato. AlĂ©m disso Ă© fundamental que nĂŁo haja perdas e que nada seja danificado durante a movimentação dos itens do evento e sua organização para que a empresa nĂŁo receba multas contratuais, tanto por danos ao local como atrasos na retirada.
Toda a equipe do evento precisa estar treinada e em harmonia para que tudo
saia conforme o planejado. Todos precisam receber instruçÔes claras e objetivas
sobre as necessidades, os objetivos e preferĂȘncias da empresa e do evento.Â
Com a equipe alinhada, trabalhando dentro do prazo e com uma boa comunicação durante o processo é garantia de um evento de sucesso.
EXPERIĂNCIA DO CLIENTE
Para que seja feito um evento de sucesso Ă© necessĂĄrio estar pensando
sempre na experiĂȘncia em que o participante ou cliente vai ter. Desde o planejamento atĂ© o pĂłs evento Ă© importante pensar e dedicar tempo pesquisando o que serĂĄ melhor aceito pelo pĂșblico. JĂĄ que o sucesso do evento depende da satisfação de quem participa.
Converse com nossa equipe para saber mais sobre logĂstica de eventos,
neste artigo foram explanadas algumas açÔes importantes, tem muito mais. Entre em contato conosco para fazer um evento de sucesso!
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